Incorporer des fichiers Office dans OneNote universel

Version :  √ OneNote universel

 

En Avril dernier, je relayais dans ce blog l’annonce de Microsoft de nouvelles fonctionnalités à l’usage des professionnels.

Ce billet – en décalage par rapport à ma ligne éditoriale habituelle (je n’évoque pas les nouveautés avant de les avoir testé…) – était motivé par le caractère inédit de ces nouveautés : en effet, si de nombreuses fonctionnalités de OneNote 2016 ont été portées vers OneNote universel, les nouvelles fonctionnalités concernaient exclusivement le secteur éducatif (écriture arc en ciel, solveur d’équation, tracé de courbes, règle, autocollants…)…

Aussi, au moment où Microsoft officialisait courageusement la fin de vie de OneNote 2016, il était bienvenu d’annoncer des fonctionnalités dédiées au monde de l’entreprise : les indicateurs personnalisés, les modèles de page et une meilleure intégration avec Office avec notamment un affichage en temps réel du contenu des fichiers Office dans des bloc-notes partagés. Tout cela prévu pour l’été 2018.

L’été, l’automne puis l’hiver sont arrivés, et toujours aucune évolution majeure dans OneNote universel… il y avait de quoi douter…

Il aura fallu attendre Janvier 2019 pour voir arriver les « Live embedding Office file » (ou « cloud files », que l’ont pourrait traduire littéralement par « Aperçu en temps réel de fichiers Office »).

Aperçu de fichier

Cette fonctionnalité est arrivée bien discrètement, puisque la fenêtre « Nouveauté » ne l’annonçait pas, et qu’il fallait l’activer dans les Options :

Si vous n’avez plus cette option, c’est que vous disposez déjà de la fonctionnalité par défaut.

 

Une fois l’option activée, un fichier Office se présente de la façon suivante :

  • un lien hypertexte
  • un aperçu instantané (pour Excel, Word et PowerPoint, mais pas Publisher ni Visio)

Pour obtenir l’aperçu, il faut choisir la première option dans le Menu Insertion / Fichiers ci-dessous :

Contrairement à ce que laisse entendre le libellé, vous obtiendrez non seulement un lien hypertexte, mais aussi un aperçu du fichier.

 

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OneNote ajoute une copie du fichier dans le répertoire « Chargement OneNote », à la racine de OneDrive. Il est toutefois possible de déplacer le fichier à un autre emplacement par la suite (toujours sous OneDrive), sans casser le lien.

Pour modifier le fichier, il faut cliquer sur le lien hypertexte, car le bouton dans le coin inférieur droit (« Plein écran« ) de la fenêtre de l’aperçu ouvre le fichier en lecture seule uniquement.

Enfin, il semble que le fichier apparaisse en lecture seule pour les autres utilisateurs (dans un bloc-notes partagé), à moins de leur en donner l’accès.

 

Fichier incorporé

Parallèlement à cette nouvelle fonctionnalité, il est toujours possible d’insérer le fichier en tant que tel dans une note (choisir « Insérer comme pièce jointe« ) : il apparaîtra alors sous forme d’une icône de l’application.

Mais désormais, il est également possible de modifier le fichier directement depuis OneNote, sans avoir besoin de le renommer/ ré-enregistrer (une fonctionnalité de OneNote 2016 que OneNote universel n’avait pas encore…), tel qu’annoncé dans la fenêtre « Nouveauté« , reprise ci-dessous :

Le libellé « fichier incorporé » peut prêter confusion avec la fonctionnalité précédente…

 

Récapitulatif

 

En conclusion, cette fonctionnalité illustre bien l’intérêt de l’architecture 100% « dans le nuage » de OneNote universel, notamment pour le travail collaboratif.

°°°

Mise à jour 18/04/2019 : si vous insérez plusieurs fois l’aperçu de fichier, OneNote ajoutera autant de copies du fichier (indicées) dans le dossier « Chargement OneNote »… Pas l’idéal en terme d’espace occupé sur OneDrive !

A l’avenir, Microsoft prévoit d’éviter le doublon de fichier (fichier dans le répertoire initial + fichier dans le répertoire « chargement OneNote »), ce qui évitera de se poser des questions du type « quel est le fichier le plus à jour ? » ; « dois-je renommer le fichier initial pour éviter de le confondre avec celui qui est en partage ? »…

Précision : L’aperçu se rafraichit en ouvrant à nouveau la note (changer de note, et revenir). Les modifications d’autres utilisateurs n’apparaissent pas en temps réel sur l’aperçu.

Les fichiers Visio, Publisher ou .pdf n’offrent pas d’aperçus : ils sont chargés dans OneDrive, puis transformés en simple lien hypertexte :

 

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