Gérez ses tâches OneNote dans Todoist grâce à Pleexy

Mise à jour 17/10/2018 : Pleexy est une solution assez innovante (à ma connaissance, aucun connecteur disponible sur le marché ne travaille au niveau de la tâche. Microsoft Flow, IFTTT, Zapier… restent au niveau plus macro de la note ou de la section ; TaskClone est le seul qui descend au niveau des tâches, mais il les clone, il ne les synchronise pas !). Notez cependant que Pleexy est en version Beta. Tout ne fonctionne pas encore parfaitement, mais la solution me paraît très prometteuse ! 

 

Toujours à la recherche de la solution idéale pour ma gestion de tâches, j’ai récemment découvert Pleexy, qui se propose de synchroniser OneNote avec votre gestionnaire de tâches préféré (Todoist ou Wunderlist).

Pleexy se distingue de Microsoft Flow, IFTTT, Zapier ou Taskclone en offrant un connecteur bilatéral. Je l’ai trouvé également plus facile à paramétrer.

De plus, aucune des solutions d’automatisation de flux évoquées ci-dessus ne permet de synchroniser les tâches OneNote (balises) avec Todoist.

Il va sans dire que cela ne fonctionne qu’avec les bloc-notes stockés dans OneDrive.

(j’illustrerai le fonctionnement avec Todoist dans les prochaines lignes)

 

Principe général

 

 

Paramétrer un connecteur

 

Un connecteur définit:

  • Une source, et son périmètre :
    • Tous les bloc-notes
    • Une sélection de bloc-notes ou sections
    • Toutes les balises, ou certaines typologies sélectionnées
  • Une destination :
    • La Boite de réception Todoist (par défaut)
    • ou un dossier « Projet » spécifique de Todoist
  • Le libellé de la tâche résultante dans Todoist :
    • Personnalisable avec les champs {notebook}, {section}, {page}, {todo} où {todo type}

 

Séquence d’une synchronisation

La synchronisation tourne toutes les 5 minutes.

A l’issue de la synchronisation, les nouvelles tâches créées dans OneNote (précédées d’une balise) apparaîtront dans Todoist, dans le dossier « Projet » paramétré.

1.Ajouter une balise devant une tâche dans OneNote
2.La tâche est ajoutée à Todoist, dans le dossier « Boite de réception » (par défaut)

 

 

 

 

 

 

Si vous aviez laissé la destination par défaut (Boite de réception Todoist), c’est le moment de déplacer la tâche dans le dossier « Projet » de votre choix.

3.Changer la priorité
4.Définir une date, et une heure (si nécessaire)

 

 

 

 

 

 

5.cocher la tâche dans Todoist
6.La tâche correspondante est cochée dans OneNote

 

 

 

 

 

 

La où ça devient intéressant, c’est que vous pouvez créer plusieurs connecteurs, pour répondre à vos besoins :

  • Un connecteur entre un bloc-notes créé sous votre compte personnel Microsoft, et le dossier Todoist (Projet) « Famille » ;
  • Un second connecteur entre une section particulière d’un autre bloc-notes et le dossier Todoist (Projet) « Finances personnelles » ;
  • Un troisième connecteur entre un bloc-notes hebergé dans votre compte professionnel ou académique Microsoft et un dossier Todoist (Projet) « Travail ».
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Limitations

Tâches dans des tableaux & listes indentées : Pleexy étant encore en développement (Beta), et peut-être aussi en raison des limitations intrinsèques de l’API OneNote, Pleexy ne synchronise pas encore les tâches dans les listes indentées de manière fluide.

Notez que la Tâche A est précédée temporairement de deux cases à cocher : l’une vide, et l’autre cochée.

 

De même, Pleexy ne gère pas bien les tâches dans les tableaux, car il modifie leur format. Pleexy a donc décidé de désactiver cette fonctionnalité pour protéger vos notes le temps de trouver une solution.

 

Balises : Pleexy gère les balises présentes dans OneNote Online uniquement :

Ceci explique que d’autres balises – uniquement disponibles dans OneNote bureau – ne soient pas reconnues.

C’est le cas des tâches Outlook (celles avec un fanion), qui ne se synchronisent pas avec Pleexy.

Notez également que certaines balises de OneNote bureau – bien que similaires (seule la couleur diffère) – ne sont pas gérées par Pleexy :

Remarquez aussi que même si « Discuter avec le responsable » et « A faire : personne jaune » ont des libellés différents (dans OneNote bureau), ni OneNote Online ni Pleexy ne font la différence car ils sont du même type, et ont la même couleur.

De plus, Pleexy gérant uniquement les typologies de tâches disponibles dans OneNote Online (et OneNote ne gérant pas les typologies de tâches de manière consistante entre les différentes versions…), Pleexy transmet la typologie de la tâche à Todoist – telle qu’elle apparaît dans le menu déroulant des réglages Pleexy. En conséquence, si vous utilisez des balises personnalisées pour chacun des membres de votre équipe dans OneNote bureau, vous ne retrouverez pas ces libellés personnalisés dans Todoist, mais uniquement le libellé générique (typologie de balise).

 

Une tâche est assignée à  « Paul » (balise personnalisée). Elle est synchronisée avec Todoist avec le champ {todo_type}, mais on perd l’indication du collaborateur désigné pour l’action, puisque c’est la typologie de balise “Discuss with person” (en anglais) qui est affiché dans Todoist.

Échéances en langage naturel : si vous tapez « Nouvelle tâche samedi prochain midi » dans Todoist, il ajoutera cette « Nouvelle tâche » à l’échéance spécifiée en langage naturel. Cela ne fonctionne malheureusement pas en tapant la même chose dans OneNote, puis en synchronisant via Pleexy.

Format de texte : Pleexy transmet le libellé d’une tâche OneNote vers Todoist en texte simple. Caractères gras, italique… ne sont pas retranscrits comme tels dans Todoist.

 

Gérer les tâches qui découlent des mails

Pleexy peut également connecter Outlook avec Todoist : comme la plupart des tâches découlent de mails reçus ou de compte-rendu de réunion écrits dans OneNote (ou un bullet-journal, ou une liste de courses…), il devient extrêmement pratique d’utiliser Todoist pour collecter toutes les tâches provenant des différents logiciels que vous utilisez.

 

Afin d’anticiper toute confusion, je précise que les tâches créées dans Outlook ne sont pas synchronisées avec Todoist : seuls les mails marqués en tant que tâche (assurer un suivi) sont synchronisés.

 

Pour aller encore plus loin…

Vous pouvez même enrichir votre workflow, en utilisant d’autres logiciels d’automatisation des flux de travail.

Par exemple, vous pourriez paramétrer un « Zap » (dans Zapier) qui créé une nouvelle section quand vous créez un nouveau « Projet » (dossier) dans Todoist.

Les possibilités sont infinies !

 

 

 

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